Herausforderung: Wenn ERP-Systeme Prozesse nicht schneller machen
Viele mittelständische Industrieunternehmen haben in den letzten Jahren erfolgreich ein ERP-System wie SAP eingeführt – und dennoch bleibt der erhoffte Effizienzgewinn oft aus.
Trotz moderner Software sind die täglichen Abläufe von manuellen Eingaben, Freigabeschleifen und zu vielen Schnittstellen geprägt.
Das Problem:
ERP-Systeme wurden häufig auf bestehende Strukturen aufgesetzt, statt Prozesse und Organisation im Zuge der Einführung neu zu denken. Die Folge:
- Historisch gewachsene Abläufe werden digital abgebildet, anstatt vereinfacht.
- Mehrere Systeme oder Add-ons greifen ineinander, was zu Abhängigkeiten führt.
- Freigaben erfolgen noch manuell, weil Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind.
Warum ist das so?
Weil ein ERP-System nur so effizient ist wie die Organisation, die es nutzt. Wenn Prozesse nicht harmonisiert, Rollen unklar und Datenflüsse unterbrochen sind, kann die integrierte Logik eines Systems wie SAP ihre Wirkung nicht entfalten.
Das Resultat: Die Transparenz bleibt begrenzt, die Bearbeitungszeiten steigen – und Geschwindigkeit, einer der zentralen Wettbewerbsfaktoren, geht verloren.
Gerade im Mittelstand, wo Projekte im laufenden Betrieb umgesetzt werden müssen, geraten Organisationen schnell an ihre Belastungsgrenze. Digitalisierung stößt dann nicht an technologische, sondern an strukturelle Grenzen.
Ausgangslage: Digitalisierung im laufenden Betrieb
Ein international tätiges Familienunternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau befand sich genau in dieser Situation.
Die SAP-Systemlandschaft war technisch implementiert, doch die operative Nutzung zeigte Brüche:
Prozesse liefen uneinheitlich, die Datenqualität war schwankend, und die Kommunikation zwischen Fachbereichen und IT blieb fragmentiert.
Gleichzeitig wuchsen die Anforderungen – neue Produktlinien, steigende Service-Komplexität und die Notwendigkeit, internationale Standorte zu harmonisieren.
Das Ziel war klar: stabile, transparente Prozesse und eine Organisation, die SAP als Werkzeug nutzt – nicht als Hindernis.
K4D als Struktur- und Umsetzungspartner
In dieser Phase wurde K4D eingebunden – nicht als klassische SAP-Beratung, sondern als Brückenbauer zwischen Business und IT.
Unsere Aufgabe:
- die bestehende Systemlandschaft stabilisieren,
- Verantwortlichkeiten klären und
- sicherstellen, dass Prozesse, Systeme und Menschen wieder im Gleichklang arbeiten.
Dafür folgten wir drei Prinzipien:
- Klarheit schaffen
Wir erfassten die tatsächlichen Abläufe in Vertrieb, Service und Produktion, analysierten Engpässe und entwickelten ein realistisches Zielbild:
Was soll SAP wirklich leisten – und wo liegen die Grenzen?
So entstand die Grundlage für ein System, das den Alltag unterstützt statt behindert.
- Übersetzen statt implementieren
K4D übernahm die Rolle des Übersetzers – zwischen Fachbereichen und IT.
Wir überführten betriebliche Anforderungen in IT-kompatible Sprache und umgekehrt.
So entstanden Lösungen, die technisch machbar, fachlich sinnvoll und von den Teams akzeptiert waren.
Parallel begleiteten wir die Fachbereiche bei der Veränderungsarbeit und Akzeptanzförderung über mehrere Standorte hinweg.
- Umsetzung steuern und verankern
Wir übernahmen die Projektsteuerung und Priorisierung, definierten klare KPIs und sorgten für eine transparente Fortschrittsmessung.
Am Ende stand ein System, das auf die Unternehmensrealität abgestimmt war – und Prozesse beschleunigte, statt sie zu bremsen.
Vom Systemprojekt zum Organisationsprojekt
Klassische SAP-Berater konfigurieren Systeme.
K4D versteht solche Vorhaben als Organisationsentwicklungsprojekte im digitalen Kontext.
Denn Systeme funktionieren nur dann, wenn Strukturen klar, Rollen abgestimmt und Verantwortlichkeiten gelebt werden.
Unser Beitrag zielte darauf, die Schnittstellen zwischen Business, IT und Operations zu schließen – genau dort, wo Veränderung im Alltag spürbar wird.
Erreichte Ergebnisse
- Einheitliche Abläufe in Vertrieb (SD), Materialmanagement (MM), Field Service Management (FSM) und Service
- Deutlich verbesserte Datenqualität und höhere Prozessstabilität
- Klare Rollen und Ownerships in allen Fachbereichen
- Transparente Steuerung und Nachvollziehbarkeit durch messbare KPIs
Struktur schafft Wirkung
Am Ende stand keine neue Softwareversion – sondern eine neu ausgerichtete Organisation.
Die SAP-Systeme wurden zu einem Werkzeug, das Wachstum, Servicequalität und internationale Zusammenarbeit ermöglicht statt hemmt.
K4D sorgt dafür, dass Digitalisierung wirkt – nicht, dass sie beschäftigt.
Fazit: Erfolg entsteht an der Schnittstelle
SAP-Transformationen sind keine IT-Projekte, sondern Entwicklungsprojekte für Strukturen, Prozesse und Menschen.
Nur wenn Organisation, Technologie und Zusammenarbeit gemeinsam weiterentwickelt werden, entsteht echte Wirkung.
K4D schafft diese Verbindung – und stellt sicher, dass Veränderung nachhaltig in der Organisation ankommt.
