Ein mittelständischer Industriekonzern führte ein unternehmensübergreifendes Projektmanagement-Tool ein, um Transparenz zu erhöhen, Abstimmungen zu vereinheitlichen und Lean Overhead spürbar zu reduzieren. Die Herausforderung lag in der Abstimmung über mehrere Fachbereiche und Prozesse hinweg sowie in einem schnellen, akzeptierten Rollout.
Dezentrale Tools, Excel-Listen und uneinheitliche Vorgehensweisen führten zu hohem Abstimmungsaufwand und mangelnder Transparenz im Projektmanagement. Ziel war es, ein gemeinsames Tool einzuführen, das bereichsübergreifend funktioniert und im Arbeitsalltag akzeptiert wird.
K4D begleitete die Auswahl und Implementierung von Beginn an. Gemeinsam mit fünf Fachbereichen wurden Anforderungen über 16 Fachprozesse hinweg konsolidiert. Drei Projektmanagement-Tools wurden in einem strukturierten Power-User-Test evaluiert – bewusst unter Einbezug weicher Faktoren wie Nutzerakzeptanz und Feedback aus dem Arbeitsalltag.
Nach der Toolentscheidung erfolgte ein schneller Rollout: Innerhalb von zwei Wochen wurden über 70 Mitarbeitende ongeboarded, bestehende Excel-Lösungen und Vorgangstools migriert und das neue System fest in Managementbesprechungen sowie Produktprozesse integriert. Das Ergebnis ist ein einheitliches, akzeptiertes Projektmanagement-Setup, das Lean Overhead reduziert und die Zusammenarbeit nachhaltig vereinfacht.
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